CODICE ETICO

L'etica rappresenta i fondamenti razionali che permettono di assegnare ai comportamenti umani uno status deontologico, ovvero distinguerli in buoni, giusti, leciti, rispetto ai comportamenti ritenuti ingiusti, illeciti, sconvenienti o cattivi secondo un ideale modello comportamentale.

Principi quali l'onestà, l'integrità, la trasparenza e il senso di responsabilità rappresentano la base fondamentale di tutte le attività, pertanto, in linea con la legislazione Italiana ed Internazionale, KAI SOLUTION si impegna nello sviluppo ed applicazione di tutte le iniziative che concorrano a promuovere l'etica d'impresa e tutte leparti interessate.

Sulla base di questo fondamento sono state scelte ed adottate le linee d'indirizzo tracciate nel presente “Codice Etico”.

Il Consiglio d'Amministrazione approva il “Codice Etico” e si assume la responsabilità del suo aggiornamento rispetto all'evoluzione della normativa e della organizzazione interna.

Il Codice Etico contiene l'insieme degli impegni e responsabilità della KAI SOLUTION nella conduzione degli affari edelle attività aziendali.

Il Consiglio d'Amministrazione di KAI SOLUTION, conscio che alcuni argomenti del presente  Codice Etico potrebbero risultare non applicabili ai collaboratori esterni, imprese o liberi professionisti, richiede, a chi opera per conto di KAI SOLUTION, di recepire il presente documento ed applicarne i contenuti nella propria organizzazione.

Applicazione ed attuazione

Le norme del presente Codice Etico si applicano, senza alcuna eccezione, a tutto il personale dipendente di KAI SOLUTION ed a tutte le risorse che operano per conto di KAI SOLUTION a qualsiasi titolo e nella propria libertà ed autonomia professionale.

I destinatari, recependo ed accettando il Codice Etico, ne accettano:

Le responsabilità 

I ruoli

Le regole

assumendosi la piena responsabilità delle eventuali violazioni anche se da tale violazione non dovesse derivarne un vantaggio personale. In nessun modo la convinzione di agire a vantaggio dell'azienda può giustificare l'adozione di comportamenti non in sintonia con i contenuti del Codice Etico o comunque non rispettosi della deontologia.

Chiunque venga a conoscenza di violazioni dei principi fissati dal Codice Etico, o di comportamenti che vanno contro i principi della deontologia professionale, è tenuto a riferirne tempestivamente alla Presidenza di KAI SOLUTION mediante segnalazioni, in forma scritta, motivate e comprovate, evitando in modo assoluto le supposizioni o sensazioni.

Impegni

KAI SOLUTION assicura:

- La massima diffusione del Codice Etico;

- L'aggiornamento dei suoi contenuti nell'ottica del miglioramento continuo;

- L'implementazione e l'aggiornamento del Codice Etico in linea con l'evoluzione della normativa;

- La messa a disposizione di ogni possibile strumento conoscitivo e di chiarimento;

- Lo svolgimento di controlli sulla sua attuazione.

Gli amministratori, i responsabili di area ed i responsabili di funzione hanno l'obbligo di tenere un comportamento che risulti come modello per i dipendenti ed i collaboratori impegnandosi a:

- Portare il Codice Etico a conoscenza del tutti coloro che intrattengono rapporti di lavoro con KAI SOLUTION;

- Supportare i propri referenti nella comprensione dei concetti riportati nel Codice Etico;

-Favorire l'applicazione del Codice Eticomediante il coinvolgimento dei collaboratori, interni ed esterni, e di tutte le

  parti interessate.

Valenza nei confronti di terzi

I dipendenti di KAI SOLUTION, in ragione dei loro ruoli e competenze, avranno cura, nei confronti di terzi, di:

- Informare adeguatamente circa gli impegni ed obblighi, loro applicabili, previsti dal Codice Etico;

- Esigere il rispetto di tali obblighi;

- Adottare le opportune iniziative in caso di mancato adempimento.

PRINCIPI GENERALI

Rispetto della Legge

KAI SOLUTION riconosce il rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti, in Italia ed in tutti i paesi dove dovesse operare, quale principio imprescindibile. Questo principio deve essere rispettato, intutti i processi aziendali, da parte di tutto il personale e delle risorse che operano in nome e per conto di KAI SOLUTION.

In nessun caso il perseguimento degli interessi aziendali o personali può giustificare una condotta fraudolenta ed irrispettosa delle leggi, regolamenti vigenti e di qualsiasi altro regolamento a cui KAI SOLUTION decida di aderire.

Il Consiglio di Amministrazione di KAI SOLUTION perseguirà anche il tentativo di indurre le persone a mettere in atto comportamenti contrari alla Legge.

Il rispetto della legislazione e dei regolamenti viene sostenuto da KAI SOLUTION mediante:

- Specifici programmi di formazione e sensibilizzazione, applicati ad ogni livello aziendale;

- Dal confronto fra le diverse figure di controllo imposte dalle leggi;

- Dall'utilizzo di strumenti, anche informatici, per la comunicazione di istruzioni e regolamenti specifici per le attività

  svolte.

Rispetto della Persona

Il rispetto della persona nelle condizioni di lavoro significa curare ogni aspetto che sia funzionale ad assicurare al lavoratore la salute, la sicurezza e la dignità per garantirgli la possibilità di progettare un futuro migliore e di sceglierlo liberamente.I rapporti interpersonali all'interno di KAI SOLUTION devono essere sviluppati evitando ogni forma di abuso lesivo, anche solo potenziale:

- della dignità;

- dell'autonomia;

- e libertà della persona;

e conseguentemente portate a qualsiasi tipo di molestia o discriminazione.

A tutti i dipendenti ed ai collaboratori esterni devono essere garantite condizioni di lavoro rispettose della dignità umana ed ambienti di lavoro sicuri e salubri, osservando le prescrizioni di legge e tutta la normativaa tutela della dignità della persona.

Gli amministratori, i responsabili di area ed i responsabili di funzione dovranno sempre e costantemente attenersi ad una condotta moralmente, eticamente e professionalmente ineccepibile e ergendosi a modello di riferimento per tutti idipendenti e collaboratori esterni,.

Tutti i dipendenti ed i collaboratori esterni dovranno costantemente favorire la collaborazione con i colleghi, garantendo un clima aziendale ispirato al rispetto reciproco, alla coesione ed allo spirito di gruppo e trasmettendolo verso l'esterno.

Politiche di Selezione

La selezione del personale e dei collaboratori esterni dev'essere condotta nel rispetto delle pari opportunità e senza alcuna discriminazione sulla sfera privata, sulle origini raziali e sulle opinioni dei candidati.

KAI SOLUTION opera affinché le risorse acquisite corrispondano ai profili effettivamente necessari, evitando favoritismi e agevolazioni di ogni sorta ed ispirando la propria scelta esclusivamente a criteri di professionalità e competenza.II personale viene inquadrato in conformità alle leggi ed alle normative gius-lavoristiche vigenti. Le informazioni richieste nelle fasi di selezione si devono limitare a quelle necessarie alla valutazione delle competenze, nei rispetto del principio dei minimi definito dalla normativa sulla privacy.

Trasparenza nella contabilità

Nelle registrazioni contabili e nella tenuta della documentazione devono essere rispettati i principi di veridicità, accuratezza, completezza e chiarezza, permettendo a soci, organi di controllo e altri enti terzi la possibilità di avere un'immagine "trasparente" della situazione economica, patrimoniale e finanziaria della KAI SOLUTION.

Nello svolgimento del proprio lavoro ciascun dipendente o collaboratore deve: registrare correttamente, senza alcuna omissione, ogni operazione economica e transazione finanziaria; conservare ed archiviare la documentazione in modo tale da permettere una semplice tracciabilità; consentire l'effettuazione di controlli che attestino la correttezza e la finalitàull ˆ dell'operazione svolta; fornire agli organi di controllo preposti le informazioni necessarie al fine di effettuare le opportune verifiche.

Nel caso di elementi economico patrimoniali fondati su valutazioni, la connessa registrazione deve essere compiuta nel rispetto dei criteri di ragionevolezza e congruità, illustrando con chiarezza nella relativa documentazione i criteri che hanno guidato la determinazione del valore del bene. In generale, a tutela dell'integrità del patrimonio sociale è fatto divieto, fuori dai casi in cui lo consenta espressamente la legge, di: restituire in qualsiasi forma i conferimenti o liberare i soci dall'obbligo di eseguirli; ripartire utili non effettivamente conseguiti o destinatiper legge a riserva, ovvero riserve non distribuibili per legge; effettuare riduzioni del capitale sociale, fusioni o scissioni violando le norme poste a tutela dei creditori; formare o aumentare fittiziamente il capitale sociale; soddisfare, in caso di liquidazione, le pretese dei soci in danno dei creditori sociali.

Al fine di prevenire le fattispecie sopra richiamate ciascuna KAI Solution si adopera per la diffusione e la conoscenza delle norme di legge e dei protocolli annessi, prevedendo specifici programmi di informazione ed aggiornamento per gli amministratori e dipendenti sui reati societari.

Gestione delle risorse finanziarie

Le operazioni di carattere finanziario devono sempre essere caratterizzate da trasparenza, verificabilità ed inerenza all'attività aziendale.Nella gestione degli affari societari, che comportano la movimentazione di denaro sotto qualsiasi forma, i soggetti operanti devono attenersi a quanto previsto nelle procedure organizzative, in modo che: siano identificati i responsabili del processo decisionale e di autorizzazione delle operazioni; le entrate e le uscite di cassa e di banca siano giustificate da idonea documentazione, a fronte di beni e servizi realmente erogati o ricevuti, ed a fronte di adempimenti fiscali e societari previsti dalle norme di legge; tuttele operazioni effettuate, che hanno effetti finanziari, siano tempestivamente e correttamente contabilizzate, in modo tale daconsentirne la ricostruzione dettagliata e l'individuazione dei livelli di responsabilità.

Conflitto di interesse

Si devono evitare situazioni nelle quali gli amministratori, i dirigenti e i dipendenti coinvolti siano o possano apparire in "conflitto d'interesse", inteso come:

- strumentalizzazione della propria posizione funzionale per la realizzazione di interessi contrastanti con quelli

  aziendali;

- utilizzazione di informazioni acquisite nello svolgimento di attività lavorative per fini differenti da quelli per cui sono

  state raccolte ovvero a vantaggio proprio o a vantaggio di terzi;

- svolgimento di attività lavorative di qualunque genere presso clienti, fornitori, concorrenti e/o presso terzi in

  contrasto con gli interessi dell'azienda.

Le risorse,interne ed esterne, che operano in nome o per conto della KAI SOLUTION non devono, anche al di fuori dell'attività aziendali, porre in essere comportamenti ed operazioni che sono o possono essere in conflitto di interesse o che possano interferire con la propria capacita di prendere decisioni in modo imparziale nello svolgimento delle mansioni attribuite. Qualora venissero a crearsi tali situazioni le risorse sono tenute ad informare immediatamente la Presidenza di KAI SOLUTION.

Gestione delle informazioni

La comunicazione e la diffusione di dati ed informazioni dovràessere effettuata avendo cura di verificarne preventivamente la correttezza e la completezza al fine di non generare all'esterno convincimenti errati od imprecisi su KAI SOLUTION o sul suo operato.

Le informazioni, i dati, le conoscenze acquisite, elaborate e gestite nello svolgimento dell'attività lavorativa devono restare strettamente riservate, adeguatamente protette  e non possono essere utilizzate, comunicate o divulgate, ne all'interno ne all'esterno di KAI SOLUTION, se non nel rispetto della normativa vigente e delle procedure aziendali.

Le risorse, interne ed esterne, che operano in nome o per conto della KAI SOLUTION:

- qualoravenisse loro richiesto di comunicare o diffondere dati e informazioni aziendali riservate, dovranno astenersi, 

  se non autorizzati, dal fornireinformazioni, indirizzando la richiesta alla funzione aziendale competente;

- nel caso, si impegnano a fornire le informazioni in modo completo, accurato e tempestivo;

- sono tenute ad astenersi dal ricercare dati riservati, salvo il caso faccia espressamente parte degli incarichi attribuiti

  o vi sia espressa e consapevole autorizzazione e in conformità alle norme giuridiche vigenti;

- garantiscono la riservatezza richiesta dalle circostanze o prevista dalla legge per ciascuna notizia appresa durante

  lo svolgimento della propria funzione all'interno dei processi aziendali;

- si impegnano a non utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi con l'esercizio della propria attività;

- acquisiscono e trattano i dati secondo quanto previsto dalle procedure aziendali, impedendo che le persone non

  autorizzate ne vengano a conoscenza.

Luoghi di lavoro

Nel rispetto della legislazione vigente vengono adottate tutte le misure necessarie al fine di garantite:

- le tutele delle condizioni di lavoro;

- un ambiente di lavoro adeguato dal punto di vista della salubrità, della sicurezza e della salute dei dipendenti e

  collaboratori.

KAI SOLUTION mette a disposizione le risorse adeguate per implementare e migliorare il sistema organizzativo volto alla prevenzione dei rischi legati alla sicurezza ed igiene del lavoro. I lavoratori devono rispettare le misure di prevenzione e sicurezza poste in essere.

Al fine di garantire un'adeguata gestione dei rischi ed instaurare una gestione della sicurezza in ottica del miglioramento continuo, tra le funzioni preposte alla gestione della sicurezza ed il datore di lavoro deve essere attuato un adeguato flusso informativo.

Reati informatici

Nell'ambito di tutti i processi aziendali e fatto divieto di:

- alterare i documenti informatici a proprio vantaggio;

- accedere abusivamente a qualsiasi programma o apparecchiatura o infrastruttura informatica di proprietà di terzi.

II presente divieto è valido, in particolare, nelcaso ci si rapporti a portali o a sistemi informatici o telematici della Pubblica Amministrazione o di enti che gestiscono dati di pubblica utilità.

L'utilizzo delle infrastrutture tecnologiche dev'essere effettuato nel rispetto delle procedure e dei regolamenti aziendali evitando qualunque violazione della legislazione vigente e comportamenti illeciti o comunque non rispettosi dell'etica professionale.

CRITERI DI CONDOTTA

Relazioni con dipendenti e collaboratori

II processo di selezione del personale è "trasparente" e contrasta ogni forma di "conflitto di interesse"; sono vietate le assunzioni basate unicamente su un approccio di tipo "clientelare", privilegiando l'analisi delle competenze.

È vietata qualsiasi forma di discriminazione verso i collaboratori mentre sono favorite politiche di valorizzazione e sviluppo professionale.

Le valutazioni, per eventuali avanzamenti di carriera, sono effettuate in base a valutazioni delle competenze e capacita; eventuali premi di risultato dovranno essere stabiliti secondo regole definite.

I dipendenti ed i collaboratori sono tenuti al rispetto degli obblighi sottoscritti nel contratto stipulato, delle indicazioni contenute nel presente Codice, della documentazione ad esso collegata ed alleistruzioni e regolamenti applicabili ai processi o alle attività di competenza.

Relazioni con i clienti

L'impegno aziendale deve sempre essere rivolto a garantire ai clienti adeguati standard qualitativi per i servizi e prodotti offerti, ponendo estrema attenzione ai loro bisogni e garantendo:

- la completa evasione degli impegni contrattuali assunti;

- la raccolta e gestione degli eventuali reclami.

Nelle relazioni commerciali, sono proibite:

- pratiche e comportamenti fraudolenti;

- atti di corruzione;

- favoritismi;

- atti di concorrenza compiuti con violenza oppure minacce o comunque attinon eticamente e moralmente corretti;

- violazioni di loghi, segni, brevetti e della proprietà industriale in generale ogni condotta contraria alla Legge ed al 

  presente Codice, indipendentemente dal fatto che sia realizzata o tentata direttamente o attraverso terzi.

I contratti e le comunicazioni ai clienti devono essere:

- completi, chiari e semplici, formulati con un linguaggio il più possibile vicino a quello normalmente utilizzato dagli

  interlocutori, evitando clausole comprensibili solo al personale esperto;

- conformi alle normative vigenti, senza ricorrere a pratiche elusive o comunque scorrette;

- veritieri circa i servizi offerti e tutte le informazioni dichiarate.

Nei successivi rapporti con i clienti devono essere seguite scrupolosamente le procedure organizzative interne,operando con cortesia e professionale disponibilità nei rispetto di quantoprevisto nei contratti.

Non sono ammessi regali e/o omaggi di entità tale da poter essere considerati sproporzionati rispetto a normali politiche commerciali e di cortesia, l'eventuale formulazione di omaggi a terzi deve rispettare le regole procedurali interne.

Relazioni con i fornitori

I processi di acquisto devono essere improntati alla ricerca del massimo vantaggio competitivo, con pari opportunità per ogni fornitore; la ricerca della competitività non deve essere effettuata a discapito della conformità del servizio e del prodotto approvvigionato.

Gli approvvigionamenti devono essere effettuati nel rispetto della legislazione cogente, in particolare quella relativa alla prevenzione della contraffazione di loghi, omologazioni, certificazioni, marchi brevetti e titoli di proprietà industriale e latutela del diritto d'autore.

La stipula di un contratto con un fornitore deve sempre basarsi su rapporti di estrema chiarezza evitando forme di dipendenza ed assicurando una concorrenza adeguata.

Nell'ipotesi che il fornitore, nello svolgimento della propria attività, adotti comportamenti non in linea con i principi generali del presente Codice, KAI SOLUTION è legittimata a prendere provvedimenti fino all'interruzione del rapporto. I responsabili coinvolti hanno l'obbligo di osservare le procedure interne per la selezione, scelta ed aggiudicazione delle forniture ed accettazione dei prodotti e delle prestazioni.

Non e ammessa l'accettazione, per se e per i propri familiari, di donazioni in denaro o in natura oppure di altri favori da parte di soggetti che sono o che vogliono entrare in rapporti di affari con KAI SOLUTION qualora tali omaggi:

- non siano di modico valore od utilità;

- non siano ascrivibili a normali e corretti rapporti di cortesia.

Qualsiasi dipendente che riceva offerte di diversa entità deve immediatamente sospendere i rapporti con il fornitore ed informare il proprio responsabile o la presidenza di KAI SOLUTION.

Relazioni con i soci

L'assemblea degli azionisti è il momento per l'instaurazione di un dialogo tra soci e Consiglio di Amministrazione. La società si impegna a garantire l'ordinato e funzionale svolgimento delle assemblee, nel rispetto del fondamentale diritto di ciascun socio di richiedere chiarimenti sui diversi argomenti in discussione, di esprimere la propria opinione e di formulare proposte.

Gli amministratori sono tenuti a partecipare, in modo continuativo, alle riunioni del Consiglio di Amministrazione ed a denunciare qualsiasi situazione in cui siano titolari di un interesse, per conto proprio o di terzi, che li coinvolga astenendosi, in presenza di tali situazioni, dal partecipare ai processi deliberativi del Consiglio di Amministrazione. Sono inoltre tenuti a mantenere riservati i documenti e le informazioni acquisiti nello svolgimento dei loro compiti.

Relazioni con la Pubblica Amministrazione

I rapporti con la Pubblica Amministrazione, istituzioni pubbliche e Autorità Pubbliche di Vigilanza e Controllo sono riservati esclusivamente alle funzioni e persone espressamente delegate; i soggetti coinvolti nelle procedure verso laPubblica Amministrazione devono:

- tenere comportamenti improntati ai principi di correttezza e verità, utilizzando e presentando dichiarazioni e

  documenti completi ed attinenti le attivitàdi riferimento;

- destinare agli scopi per cui erano destinati le somme ricevute da organismi pubblici nazionali o comunitari a titolo di 

  erogazioni, contributi o finanziamenti;

- fare in modo che siano redatti e/o raccolti e conservati i verbali dei procedimenti relativi alle ispezioni e controlli o 

  degli incontri ritenuti di particolare interesse ed importanza.

Nelle relazioni con gli esponenti della Pubblica Amministrazione, con cui KAI SOLUTION intrattiene rapporti, e con interlocutori in rappresentanza di enti concessionari di pubblico servizio, gli omaggi e i regali devono essere di natura e valore tale da non influenzare l'indipendenza di giudizio o indurre ad assicurare un qualsiasi vantaggio.

È vietato:

- esaminare o proporre a dipendenti, consulenti o collaborator della Pubblica Amministrazione opportunità 

  commerciali o di qualsiasi altro genere, che possano avvantaggiarli in modo indebito;

- favorire, nei processi d'acquisto, fornitori e sub-fornitori in quanto indicati dai dipendenti, da consulenti o 

  collaboratori della Pubblica Amministrazione come condizione per lo svolgimento successivo delle attività;

- promettere o offrire qualsiasi oggetto, servizio, prestazione o favore di valore per ottenere un trattamento favorevole 

  in relazione a qualsiasi rapporto intrattenuto con la Pubblica Amministrazione;

- predisporre od esibire documenti (siano essi susupporto cartaceo o informatico) falsi o alterati, sottrarre od 

  omettere di presentare documenti, alterare o utilizzare indebitamente loghi, segni o marchi distintivi;

- tenere una condotta ingannevole, che possa indurre la Pubblica Amministrazione in errore;

- omettere informazioni dovute, al fine di orientare indebitamente le decisioni della Pubblica Amministrazione o, 

  comunque, fornire informazioni non veritiere;

- farsi rappresentare da consulenti o da soggetti terzi quando tale situazione possa creare conflitti d'interesse.

Relazioni con la cittadinanza ed il territorio

KAI SOLUTION è consapevole dell'influenza che le sue attività possono avere sul contesto socio-economico-culturale circostante, conseguentemente si impegna a sviluppare rapporti di collaborazione con le istituzioni pubbliche locali.

Non sono effettuate operazioni di finanziamento diretto e indiretto a partiti politici, sponsorizzazioni di alcun genere con finalità di propaganda politica o erogazioni di contributi a organizzazioni con le quali potrebbe trovarsi in conflitto di interesse.

Relazioni con le altre istituzioni

II rapporto di collaborazione con le Organizzazioni Sindacali e le Rappresentanze Interne dei Lavoratori è gestito in base ai principi di correttezza e trasparenza, nell'ambito delle disposizioni contenute nel Contratto Nazionale di riferimento e delle leggi in vigore.

MODALITA' DI ATTUAZIONE

L'attuazione delle indicazioni previste dal Codice Etico si esplica nelle seguenti regole operative.

Sono stati predisposti il "Codice Etico", procedure, istruzioni, regolamenti ed altri documenti dedicati ad aspetti sensibili; tali documenti raccolgono tutte le indicazioni volte a prevenire eventi pregiudizievoli. Tutti i "destinatari" sono tenuti alla rigorosa osservanza dei contenuti del Codice Etico, delle procedure ed altri documenti per quanto di competenza. I dipendenti devono attenersi ai dettati di detta documentazione; questa osservanza e richiesta anche ai sensi e per gli effetti di cui all'art. 2104 del codice civile; la violazione potrà costituire inadempimento alle obbligazioni primarie del rapporto di lavoro, con ogni conseguenza in termini di applicazione delle sanzioni (art.2106 cc). Nel caso di rapporto di lavoro subordinato, qualsiasi provvedimento sanzionatorio rispetterà le procedure previste dall'art. 7 dello Statuto dei Lavoratori e/o da normative speciali, dove applicabili.

Tutti i soggetti interessati sono tenuti a segnalare, verbalmente o per iscritto e in forma non anonima, eventuali inosservanze e ogni richiesta di violazione del presente Codice; le eventuali segnalazioni devono essere indirizzate al Presidente di KAI SOLUTION mezzo mail, casella di posta personale@kaisolution.it. Gli autori delle segnalazioni sono tutelati contro eventualiritorsioni per aver riferito comportamenti non corretti, fatti salvi gli obblighi di legge.

I contenuti del Codice Etico e documenti correlati sono portati a conoscenza del personale e dei collaboratori esterni mediante appositi strumenti di comunicazione voltia favorire la conoscenza dei principi e delle norme etiche, in particolare per i neoassunti o in caso di cambio di mansione.