SISTEMA AZIENDA - CODICE ETICO

PRINCIPI GENERALI

Rispetto della Legge

KAI SOLUTION riconosce il rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti, in Italia ed in tutti i paesi dove dovesse operare, quale principio imprescindibile. Questo principio deve essere rispettato, in tutti i processi aziendali, da parte di tutto il personale e delle risorse che operano in nome e per conto di KAI SOLUTION.

In nessun caso il perseguimento degli interessi aziendali o personali può giustificare una condotta fraudolenta ed irrispettosa delle leggi, regolamenti vigenti e di qualsiasi altro regolamento a cui KAI SOLUTION decida di aderire.

Il Consiglio di Amministrazione di KAI SOLUTION perseguirà anche il tentativo di indurre le persone a mettere in atto comportamenti contrari alla Legge.

Il rispetto della legislazione e dei regolamenti viene sostenuto da KAI SOLUTION mediante:

- Specifici programmi di formazione e sensibilizzazione, applicati ad ogni livello aziendale;

- Dal confronto fra le diverse figure di controllo imposte dalle leggi;

- Dall'utilizzo di strumenti, anche informatici, per la comunicazione di istruzioni e regolamenti specifici per le attività

  svolte.


Rispetto della Persona

Il rispetto della persona nelle condizioni di lavoro significa curare ogni aspetto che sia funzionale ad assicurare al lavoratore la salute, la sicurezza e la dignità per garantirgli la possibilità di progettare un futuro migliore e di sceglierlo liberamente.

I rapporti interpersonali all'interno di KAI SOLUTION devono essere sviluppati evitando ogni forma di abuso lesivo, anche solo potenziale:

- della dignità;

- dell'autonomia;

- e libertà della persona;

e conseguentemente portate a qualsiasi tipo di molestia o discriminazione.

A tutti i dipendenti ed ai collaboratori esterni devono essere garantite condizioni di lavoro rispettose della dignità umana ed ambienti di lavoro sicuri e salubri, osservando le prescrizioni di legge e tutta la normativa a tutela della dignità della persona.

Gli amministratori, i responsabili di area ed i responsabili di funzione dovranno sempre e costantemente attenersi ad una condotta moralmente, eticamente e professionalmente ineccepibile e ergendosi a modello di riferimento per tutti i dipendenti e collaboratori esterni,.

Tutti i dipendenti ed i collaboratori esterni dovranno costantemente favorire la collaborazione con i colleghi, garantendo un clima aziendale ispirato al rispetto reciproco, alla coesione ed allo spirito di gruppo e trasmettendolo verso l'esterno.


Politiche di Selezione

La selezione del personale e dei collaboratori esterni dev'essere condotta nel rispetto delle pari opportunità e senza alcuna discriminazione sulla sfera privata, sulle origini raziali e sulle opinioni dei candidati.

KAI SOLUTION opera affinché le risorse acquisite corrispondano ai profili effettivamente necessari, evitando favoritismi e agevolazioni di ogni sorta ed ispirando la propria scelta esclusivamente a criteri di professionalità e competenza.

II personale viene inquadrato in conformità alle leggi ed alle normative gius-lavoristiche vigenti. Le informazioni richieste nelle fasi di selezione si devono limitare a quelle necessarie alla valutazione delle competenze, nei rispetto del principio dei minimi definito dalla normativa sulla privacy.


Trasparenza nella contabilità

Nelle registrazioni contabili e nella tenuta della documentazione devono essere rispettati i principi di veridicità, accuratezza, completezza e chiarezza, permettendo a soci, organi di controllo e altri enti terzi la

possibilità di avere un'immagine "trasparente" della situazione economica, patrimoniale e finanziaria della

KAI SOLUTION.

Nello svolgimento del proprio lavoro ciascun dipendente o collaboratore deve:

registrare correttamente, senza alcuna omissione, ogni operazione economica e transazione finanziaria;

conservare ed archiviare la documentazione in modo tale da permettere una semplice tracciabilità;

consentire l'effettuazione di controlli che attestino la correttezza e la finalitàull ˆ dell'operazione svolta;

fornire agli organi di controllo preposti le informazioni necessarie al fine di effettuare le opportune verifiche.


Nel caso di elementi economico-patrimoniali fondati su valutazioni, la connessa registrazione deve essere compiuta nel rispetto dei criteri di ragionevolezza e congruità, illustrando con chiarezza nella relativa documentazione i criteri che hanno guidato la determinazione del valore del bene. In generale, a tutela dell'integrità del patrimonio sociale è fatto divieto, fuori dai casi in cui lo consenta espressamente la legge, di:

restituire in qualsiasi forma i conferimenti o liberare i soci dall'obbligo di eseguirli;

ripartire utili non effettivamente conseguiti o destinati per legge a riserva, ovvero riserve non distribuibili per legge;

effettuare riduzioni del capitale sociale, fusioni o scissioni violando le norme poste a tutela dei creditori;

formare o aumentare fittiziamente il capitale sociale;

soddisfare, in caso di liquidazione, le pretese dei soci in danno dei creditori sociali.

Al fine di prevenire le fattispecie sopra richiamate ciascuna KAI Solution si adopera per la diffusione e la conoscenza delle norme di legge e dei protocolli annessi, prevedendo specifici programmi di informazione ed aggiornamento per gli amministratori e dipendenti sui reati societari.


Gestione delle risorse finanziarie

Le operazioni di carattere finanziario devono sempre essere caratterizzate da trasparenza, verificabilità ed inerenza all'attività aziendale. Nella gestione degli affari societari, che comportano la movimentazione di denaro sotto qualsiasi forma, i soggetti operanti devono attenersi a quanto previsto nelle procedure organizzative, in modo che:

siano identificati i responsabili del processo decisionale e di autorizzazione delle operazioni;

le entrate e le uscite di cassa e di banca siano giustificate da idonea documentazione, a fronte di beni e servizi realmente erogati o ricevuti, ed a fronte di adempimenti fiscali e societari previsti dalle norme di legge;

tutte le operazioni effettuate, che hanno effetti finanziari, siano tempestivamente e correttamente contabilizzate, in modo tale da consentirne la ricostruzione dettagliata e l'individuazione dei livelli di responsabilità.



Conflitto di interesse

Si devono evitare situazioni nelle quali gli amministratori, i dirigenti e i dipendenti coinvolti siano o possano apparire in "conflitto d'interesse", inteso come:

- strumentalizzazione della propria posizione funzionale per la realizzazione di interessi contrastanti con quelli

  aziendali;

- utilizzazione di informazioni acquisite nello svolgimento di attività lavorative per fini differenti da quelli per cui sono

  state raccolte ovvero a vantaggio proprio o a vantaggio di terzi;

- svolgimento di attività lavorative di qualunque genere presso clienti, fornitori, concorrenti e/o presso terzi in

  contrasto con gli interessi dell'azienda.

Le risorse, interne ed esterne, che operano in nome o per conto della KAI SOLUTION non devono, anche al di fuori dell'attività aziendali, porre in essere comportamenti ed operazioni che sono o possono essere in conflitto di interesse o che possano interferire con la propria capacita di prendere decisioni in modo imparziale nello svolgimento delle mansioni attribuite. Qualora venissero a crearsi tali situazioni le risorse sono tenute ad informare immediatamente la Presidenza di KAI SOLUTION.



Gestione delle informazioni

La comunicazione e la diffusione di dati ed informazioni dovrà essere effettuata avendo cura di verificarne preventivamente la correttezza e la completezza al fine di non generare all'esterno convincimenti errati od imprecisi su KAI SOLUTION o sul suo operato.

Le informazioni, i dati, le conoscenze acquisite, elaborate e gestite nello svolgimento dell'attività lavorativa devono restare strettamente riservate, adeguatamente protette  e non possono essere utilizzate, comunicate o divulgate, ne all'interno ne all'esterno di KAI SOLUTION, se non nel rispetto della normativa vigente e delle procedure aziendali.

Le risorse, interne ed esterne, che operano in nome o per conto della KAI SOLUTION:

- qualora venisse loro richiesto di comunicare o diffondere dati e informazioni aziendali riservate, dovranno astenersi,

  se non autorizzati, dal fornire informazioni, indirizzando la richiesta alla funzione aziendale competente;

- nel caso, si impegnano a fornire le informazioni in modo completo, accurato e tempestivo;

- sono tenute ad astenersi dal ricercare dati riservati, salvo il caso faccia espressamente parte degli incarichi attribuiti

  o vi sia espressa e consapevole autorizzazione e in conformità alle norme giuridiche vigenti;

- garantiscono la riservatezza richiesta dalle circostanze o prevista dalla legge per ciascuna notizia appresa durante

  lo svolgimento della propria funzione all'interno dei processi aziendali;

- si impegnano a non utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi con l'esercizio della propria attività;

- acquisiscono e trattano i dati secondo quanto previsto dalle procedure aziendali, impedendo che le persone non

  autorizzate ne vengano a conoscenza.


Luoghi di lavoro

Nel rispetto della legislazione vigente vengono adottate tutte le misure necessarie al fine di garantite:

- le tutele delle condizioni di lavoro;

- un ambiente di lavoro adeguato dal punto di vista della salubrità, della sicurezza e della salute dei dipendenti e

  collaboratori.

KAI SOLUTION mette a disposizione le risorse adeguate per implementare e migliorare il sistema organizzativo volto alla prevenzione dei rischi legati alla sicurezza ed igiene del lavoro. I lavoratori devono rispettare le misure di prevenzione e sicurezza poste in essere.

Al fine di garantire un'adeguata gestione dei rischi ed instaurare una gestione della sicurezza in ottica del miglioramento continuo, tra le funzioni preposte alla gestione della sicurezza ed il datore di lavoro deve essere attuato un adeguato flusso informativo.



Reati informatici

Nell'ambito di tutti i processi aziendali e fatto divieto di:

- alterare i documenti informatici a proprio vantaggio;

- accedere abusivamente a qualsiasi programma o apparecchiatura o infrastruttura informatica di proprietà di terzi.

II presente divieto è valido, in particolare, nel caso ci si rapporti a portali o a sistemi informatici o telematici della Pubblica Amministrazione o di enti che gestiscono dati di pubblica utilità.

L'utilizzo delle infrastrutture tecnologiche dev'essere effettuato nel rispetto delle procedure e dei regolamenti aziendali evitando qualunque violazione della legislazione vigente e comportamenti illeciti o comunque non rispettosi dell'etica professionale.


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